روابط عمومی های ستادی پاسخگویی به مخاطبان را سرلوحه کار خود قرار دهند

به گزارش مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی وزارت آموزش‌وپرورش، پیش از ظهر امروز فریبرز حمیدی در نشست هم‌اندیشی مدیران و مسئولان روابط عمومی حوزه ستادی وزارت آموزش‌وپرورش که در سالن کنفرانس معاونت برنامه‌ریزی و توسعه منابع برگزار شد، با اشاره به لحاظ نمودن خلاقیت‌ها و زیبایی‌شناسی در کار روابط عمومی، اظهار کرد: باید باهم‌اندیشی در نشست‌ها باعث هم‌افزایی دانش و نگرش شویم و این راهبرد در نشست‌ها پیگیری خواهد شد تا مسئولان روابط عمومی بدانند که چه راهکارهایی را  برای سازمان خود داشته باشند.

وی بابیان اینکه در روابط عمومی کار پیچیده و حرفه‌ای به ما واگذارشده است که نیاز به حمایت متناسب با مسئولیت سپرده‌ شده هم دارد، خاطرنشان کرد: روابط عمومی باید آینه تمام نمای سازمان باشد و مشکلات و دغدغه‌ها را به‌خوبی بیان کند و پاسخگویی به مخاطبان را سرلوحه کار خود قرار دهد.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی با اشاره به اینکه باید از مسئولان بخواهیم تا پاسخگو به افکار عمومی باشند، اظهار کرد: یکی از مهم‌ترین و استراتژیک‌ترین بخش آموزش‌وپرورش مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی است و روابط عمومی چشم بینا ، گوش شنوا و زبان گویای سازمان است بنابراین شناخت دقیق  امکانات انسانی و مالی و استعدادهای بالفعل آن در همه ابعاد از ضروری‌ترین نیازهای آن به شمار می‌رود تا بتواند با شناخت توان خود و اصلاحات درونی به بهبود روش‌ها و فرایندها در مجموعه دستگاه کمک کند.

شیوه‌نامه ارتباطات رسانه‌ای در راستای انسجام، یکپارچگی و مدیریت واحد به معاونت‌ها ابلاغ‌شده است

حمیدی بابیان اینکه باید فهم عملیاتی مشترک از برنامه‌های اجرایی داشته باشیم از ابلاغ شیوه‌نامه ارتباطات به معاونت‌ها، سازمان ها و مراکز وزارت آموزش و پرورش خبر داد و گفت: این شیوه‌نامه در راستای انسجام، یکپارچگی و مدیریت واحد ارسال‌ شده است.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی با اشاره به اینکه باید امید، تحرک، شادی ، پویایی و‌انگیزه را باتولید برنامه‌های اثربخش به نظام تعلیم و تربیت منتقل کنیم، اظهارکرد: مدارس با پویایی فعالیت خود را انجام می‌دهندو تولیدات ما نباید پویایی و نشاط در فضای مدرسه را از بین ببرد و یا آن را کمرنگ کند.

عضو شورای معاونان وزارت آموزش وپرورش خاطرنشان کرد: روابط عمومی باید تحلیل‌گر باشدبنابراین باید افراد برای این کار آموزش ببینند و توانمند شوند و بر تمامی اطلاعات سازمان حاکم و مطلع شوند.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی با معرفی مدلی برای مدیریت روابط عمومی حرفه‌ای، گفت: روابط عمومی تلاش‌ها و اقدامات آگاهانه، برنامه‌ریزی و سنجیده جهت استقرار و کسب تفاهم متقابل با سازمان و گروه‌های مورد نظر است.

وی تأکیدکرد: روابط عمومی در کاربرد به معنی مدیریت ارتباطات یک سازمان با مخاطبان است لذا در ارتباطات؛ فرستنده پیام، گیرنده پیام، روشنی و شفافیت پیام و... بسیار مهم است.

روابط عمومی تحلیل‌گر، مطلوب، مدنظر مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی آموزش‌وپرورش است

حمیدی با اشاره به انواع روابط عمومی، اظهارکرد: روابط عمومی توجیه‌گر، تبین‌گر و تحلیل‌گر داریمکه روابط عمومی توجیه‌گر کار حرفه‌ای نمی‌کند لذا روابط عمومی تحلیل‌گر مطلوب و مدنظر ما است البته برای تحلیل ابزار و شرایط باید مهیا باشد.

عضو شورای معاونان وزارت آموزش وپرورش با تعریفی از روابط عمومی تحلیل‌گر، گفت: این نوع روابط عمومی با برنامه است، پیشاپیش امور، رویدادها و روندها حرکت می‌کند و به سطح مشاور مدیریت ارتقا می‌یابد و در تعیین سیاست‌ها و  خط‌مشی‌های سازمان مشارکت می‌کند.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی بیان کرد: روابط عمومی باید نقش مدیریتی در برنامه‌ریزی راهبردی داشته باشد و در تدوین، اجرا و ارزیابی راهبردها مشارکت کند.

با سه اصل اطلاع‌یابی، اطلاع‌شناسی و اطلاع‌رسانی استوار، روابط عمومی اطلاع مدار را سازمان‌دهی کنید

وی پایش و رصد کردن اخبار را مهم دانست و گفت: روابط عمومی باید در٧ روز هفته و بطور 24 ساعته کار کند و تخصصی عمل کند و بررسی‌ها را به مسئولان ذی‌ربط ارجاع دهد.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی بابیان اینکه باید مراحل نیازسنجی، برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی اقدامات در روابط عمومی مدنظر قرار بگیرد، گفت: در  مرحله نیاز سنجی شناسایی نیازها و گردآوری اطلاعات مدنظر است تا بتوانیم با اطلاعات کافی برنامه‌ریزی را انجام دهیم.

عضو شورای معاونان وزارت آموزش وپرورش در ادامه گفت: با سه اصل اطلاع‌یابی، اطلاع‌شناسی و اطلاع‌رسانی استوار، روابط عمومی اطلاع مدار را سازمان‌دهی کنید.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی با اشاره به اینکه برنامه‌ریزی گام دوم در فعالیت‌های روابط عمومی است، گفت: در برنامه‌ریزی یک فعالیت علمی و کیفی اتفاق می‌افتد، هرچند بخش قابل‌توجه از فعالیت‌های روابط عمومی به‌طور اقتضایی تدوین و عملیاتی می‌شود اما باید تدوین برنامه‌ای نیز صورت بگیرد.

حمیدی با اشاره به اینکه برنامه‌ریزی در روابط عمومی آینده را ترسیم می‌کند و در منابع مالی صرفه‌جویی می‌کند، گفت: برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا منابع انسانی به‌موقع و بجا بکار گرفته شود، بخشی از بحران‌ها پیشگیری ‌شود و پیش‌بینی لازم برای وقوع بحران‌های ناشناخته میسر خواهد شد.

وی بابیان اینکه ارتباطات انسانی در روابط عمومی حاکم است، گفت: در ارتباطات انسانی گفت‌وگو رودرو، جلسات پرسش و پاسخ، مصاحبه‌های اداری، جشن‌ها، سمینارها، نمایشگاه‌ها و... و همچنین در ارتباطات رسانه‌ای آگهی تبلیغاتی، انتشار خبر، مصاحبه اختصاصی، کنفرانس خبری، انتشار گزارش عملکرد، انتشار مقاله و...است.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی بابیان اینکه در مرحله اجرا در روابط عمومی دو ستون ارتباطات انسانی یا ارتباطات رسانه‌ای داریم، گفت: هر برنامه‌ای که اجرا می‌شود باید ارزیابی شود بنابراین بهره‌وری روابط عمومی زمانی مشخص خواهد شد که ارزیابی صورت بگیرد.

وی تصریح کرد: برای اثربخشی فعالیت‌ها باید تلاش کنیم تا شدت (تأثیرگذاری عمقی یا سطحی)، سرعت (دریافت زود و به‌موقع یا دیرهنگام ارسال ودریافت پیام)، جهت (دریافت مثبت، منفی یا خاکستری پیام) و قدرت (تغییر دانش، نگرش یا مهارت) تأثیرات ارتباطی سنجیده شود.

حمیدی شش اصل طلایی در روابط عمومی را گفتن واقعیت، عمل کردن، گوش دادن به مخاطب، مدیریت فردا، وابسته کردن همه سازمان‌ها به روابط عمومی و اخلاق حرفه‌ای دانست و تصریح کرد: در روابط عمومی ارتباطاتی که تسهیل‌کننده ما و جامعه باشد، مهم است.

حمیدی با اشاره به جایگاه و وظایف روابط عمومی، گفت: مهم‌ترین وظایف روابط عمومی در سازمان انجام فعالیت‌های ارتباطات با رسانه، انتشارات، ارتباطات مردمی، پژوهش و تحقیقات، ارتباطات الکترونیکی و تبلیغات است.

رئیس مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی در ادامه نقش روابط عمومی در عصر جدید را تشریح کرد و گفت: شفاف‌سازی ارتباطی و ارائه اطلاعات، کارآمد کردن نظام کارشناسی، جلب مشارکت در تصمیم‌گیری، دوسویه کردن ارتباطات، پاسخگو کردن دستگاه‌ها، عقلایی کردن توقعات، بسته‌بندی پیام‌ها متناسب با مخاطبان، اطلاع‌رسانی خوب و به‌موقع، توجه به نقش ویژه بازخورد در روابط عمومی، توجه به گروه‌های متخصص و رهبران افکار، ثبت و ضبط اطلاعات از نقش‌های مؤثر روابط عمومی است.

در روابط عمومی باید به دنبال کیفیت براساس سازمان یادگیرنده باشیم

وی بابیان اینکه چرخه کیفیت معیاری مطلوب برای مدیریت هر فعالیتی است، گفت: در روابط عمومی باید به دنبال کیفیت باشیم و کیفیت زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان یادگیرنده شویم.

عضو شورای معاونان وزارت آموزش وپرورش در ادامه با تأکید براینکه در کل ستاد آموزش‌وپرورش باید هماهنگی رسانه‌ای وجود داشته باشد به‌طوری‌که مصاحبه‌ها، برنامه‌ها و آمارها در تضاد باهم نباشد این هماهنگی را به معنای انجام کارهای روزمره با لحاظ تضاد نبودن با سایر واحدها دانست.

حمیدی در پایان بابیان اینکه روابط عمومی باید توانمندی‌های نظام تعلیم و تربیت را نشان دهد و جایگاه آن را ارتقا دهد، از بازدیدهای هفتگی وزیرآموزش‌وپرورش از معاونت‌ها، سازمان‌ها و مراکز زیرمجموعه خبرداد تا در ارتباطات رودرو در حوزه‌های مختلف در جریان بیشتر برنامه‌های پیش رو در هرمعاونت، سازمان و مرکز قرار بگیرد.